در اواخر دهه 1940، یک مهندس ژاپنی به نام Taichi Ohno چارچوبی به نام Kanban ایجاد کرد. چارچوب چابک Kanball بر تجسم کل پروژه در سراسر صفحه تمرکز دارد تا شفافیت پروژه و همکاری بین اعضای تیم را افزایش دهد.
Kanban یکی از ساده ترین چارچوب ها برای استفاده برای مدیریت پروژه است زیرا به مدیران پروژه اجازه می دهد تا پروژه های خود را به طور موثر مدیریت و پیگیری کنند. یکی از ویژگی های متمایز چارچوب کانبان در بین روش های مختلف، سازگاری آن با محیط سازمانی است.
برخلاف سایر چارچوب‌های محبوب، کانبان بر ایجاد تغییرات تدریجی در تنظیمات موجود تمرکز دارد که تأثیر عمده‌ای بر موفقیت و کارایی پروژه دارد. کانبان یکی از ابزارهای ترجیحی سازمان های سنتی است که در آن سلسله مراتب و نقش های اجرایی مهم تلقی می شود.
روش کانبان چیست؟
روش کانبان یک روش چابک با هدف بهبود مستمر، انعطاف پذیری در مدیریت کار و افزایش بهره وری است. به این ترتیب پیشرفت کل پروژه به راحتی در یک نگاه قابل درک است.
Kanban در محیط های تولیدی برای کنترل موجودی در سراسر زنجیره تامین، با استفاده از روشی به نام just-in-time (JIT) استفاده می شود. در مدیریت پروژه از روش کانبان استفاده می شود تا اطمینان حاصل شود که میزان وظایف تعریف شده با توانایی های تیم برابری می کند.
کانبان چگونه کار می کند؟
روش کانبان حول تابلوی کانبان می چرخد. Kanban یک ابزار مدیریت پروژه است که کل پروژه را بر روی یک تابلو مجسم می کند تا جریان پروژه را ردیابی کند. از طریق این برد، افراد تازه اضافه شده به تیم می توانند به راحتی از روند کار مطلع شوند و ببینند چه کارهایی انجام شده است و در آینده چه کارهایی باید انجام دهند.
هیئت کانبان شامل موارد زیر است:
- کارهای حاضر در حال انجام است.
- کار آینده.
- کار انجام شد.
ستون های تقسیم شده به هم متصل می شوند و وظایف از سمت چپ و ستون (وظیفه آینده) به سمت راست و ستون (وظیفه تکمیل شده) ترسیم می شوند. سیستم Kanban چرخه کار را از طریق اصل Work in Progress (WIP) اندازه گیری می کند. اصل WIP دارای محدودیت های خاصی است و وضعیت خاص از قبل تعیین شده است.
محدود کردن WIP به حفظ استانداردهای تیم یکی از اصول حاکم بر روش Kanban در Agile است. برای تیم بسیار مهم است که وظایف فعلی را در توالی زمانی مشخص انجام دهد.
کانبان یک سیستم پل است
سیستم کشش یک فناوری ناب است که جریان کار را با تغییر آنچه تکمیل شده است کنترل می کند. یک سیستم فروش نمونه کاملی از یک سیستم کششی است – محصولات تنها زمانی جایگزین می شوند که محصولات موجود منقضی شوند. کانبان با این تعریف کاملاً مطابقت دارد.
برخلاف سیستم اسکرام که بر روی اسپرینت ها و تکرارها تمرکز دارد، کانبان بر روی حالت های کاری تمرکز دارد. کانبان بر تقسیم کار به وظایف کوچکتر، تجسم آنها و کار با تعداد محدودی از اشیاء در مدت زمان معین تمرکز دارد. در صفحه کانبان، کارها همیشه از چپ به راست اجرا می شوند و زمانی که تمام موارد کاری فعلی خود را کامل کردید یا زمانی که یک کار فوری ظاهر شد، کار را از ستون سمت چپ انتخاب می کنید.
چه زمانی باید از Kanban استفاده شود؟
سادگی کانبان امکان استفاده از آن را در هر شرایطی فراهم می کند. می توانید از آن برای هر پروژه در حال انجام استفاده کنید و وظایف و وظایفی را که باید در آن انجام شود را تعریف کنید. کانبان بدون توجه به صنعت و زمینه کاری قابل استفاده است. فردی با عنوان شغلی به عنوان ویراستار می تواند از Kanban استفاده کند و همچنین یک تجارت الکترونیک می تواند از آن استفاده کند.
اگر در پروژه ای اولویت ها تغییر می کنند یا وظایف به سرعت انجام می شود، بهتر است از کانبان استفاده کنید تا بتوانید در هر مرحله از فعالیت خود کارهای جدیدی را به جدول یا تابلو اضافه کنید.
مبانی کانبان
روش کانبان مانند هر روش مدیریت دیگری بر اصول و شیوه های خاصی استوار است. اصول اساسی روش کانبان به شرح زیر است:
1. تعریف چرخه کاری تعریف شده
چارچوب کانبان بر اجرای تغییرات تدریجی و کوچک تاکید دارد. به همین دلیل تیم ابتدا باید تمامی کارها و وظایف موجود را در برد کانبان ثبت کند و سپس به صورت مستمر اقدام کند.
2. توابع تعریف شده را محدود کنید
مهم است که تیم محدودیت های کاری خود را بر اساس اصل کار انجام شده درک کند. انجام کارهای بیش از حد که خارج از توانایی اعضای تیم است، تنها بر کار پروژه و نتیجه آن تأثیر منفی می گذارد و علاوه بر این، وقت اعضای تیم را تلف می کند.
3. اهمیت دادن به وظایف تعریف شده
یکی از مهم ترین دلایل موفقیت روش کانبان این است که سازمان ها را ملزم به اجرای آن نمی کند. بسیاری از سازمان‌ها با روش‌های مدرن مخالف هستند، زیرا با تغییر احساس راحتی نمی‌کنند. با Kanban، بهره وری افزایش می یابد و در آن زمان است که می توانید به مدل های مدیریت پروژه دیگر اعتماد کنید.
4. بهبود فرآیند رهبری و مدیریت در هر سطح
در متدولوژی مدیریت پروژه از جمله روش سنتی آن، همیشه نیاز به اخذ تاییدیه از مدیر پروژه حتی برای کارهای کوچک و جزئی وجود دارد. در روش کانبان به افراد آزادی داده می شود تا برای هر کار فردی تصمیم بگیرند. این ویژگی رهبران آینده را آماده می کند تا از اشتباهات درس بگیرند و علاوه بر این، به آنها کمک می کند تا کارهای درست را انجام دهند.
فرآیندهای اصلی روش کانبان
علاوه بر استفاده از اصول ذکر شده در بالا، بسیاری از شرکت ها هنگام استفاده از Kanban، رویه های زیر را در نظر می گیرند:
1. تجسم فرآیند کار
هسته کانبان بر تجسم کل یک پروژه از ابتدا تا انتها تاکید دارد. نرم افزار کانبان در شرکت ها در صنایع مختلف به منظور تعیین روند کار با کمک آن استفاده می شود. در قدیم افراد زیادی برای اجرای روش کانبان از وایت برد استفاده می کردند.
در حال حاضر، این روش با ظهور ابزارهای مدیریت پروژه که این فرآیند را بسیار آسان کرده است، کاملا منسوخ شده است.
2. کاهش تعداد وظایف در حال انجام
اصل کار در حال انجام در روش کانبان به توانایی های تیم بستگی دارد. معمولا برای افزایش بهره وری در تیم، وظایف به کارهای کوچکتر تقسیم می شوند. در یک برد kanban، یک محدودیت کار برای تعداد کارهایی که می‌توان به طور همزمان انجام داد اعمال می‌شود.
اگر محدودیتی برای تعداد کارها در کانبان تعیین شود، هیچ کار جدیدی به برد اضافه نخواهد شد. این اطمینان حاصل می کند که تمام وظایف و وظایف مربوطه توسط تیم و در مدت زمان مشخص انجام می شود.
3. مدیریت کارآمد وظایف
اندازه گیری و مدیریت زمان برای انجام تمامی کارها زمان صرف شده برای انجام کار را کاهش می دهد و یکی از مهمترین عوامل موفقیت یک پروژه به حساب می آید.
4. وضوح در سیاست های مدیریت
برای تیم پروژه مهم است که بدانند برای چه چیزی تلاش می کنند. زمانی که هدف پروژه مشخص باشد، اعضای تیم برای رسیدن به آن سخت تلاش خواهند کرد.
5. بازخورد کسب کنید
در نهایت، مهمترین نهاد هر کسب‌وکاری، مشتری است و پیاده‌سازی یک سیستم بازخورد مؤثر در پیشبرد پروژه‌ها حیاتی است.
در تابلوهای کانبان، ممکن است یک ستون به بازخورد ارزیاب‌های خارجی یا خود مشتریان اختصاص داده شود. به این ترتیب می توان کیفیت کار تحویل شده را در بالاترین نقطه حفظ کرد.
کانبان در مقابل اسکرام: تفاوت چیست؟
اسکرام و کانبان هر دو به عنوان سنگ بنای پیاده سازی چابک در نظر گرفته می شوند. بر اساس گزارش PMI Pulse of Profession 2019، بیش از 57 درصد سازمان ها از روش های مختلف چابک استفاده می کنند و پرکاربردترین روش ها Scrum و Kanban هستند.
کانبان و اسکرام هر دو بر تحویل مداوم محصول تمرکز می کنند و این روند را تا رسیدن به کمال ادامه می دهند، اما رویکرد آنها متفاوت است. چارچوب‌های کانبان و اسکرام ارزش‌ها و اصول متدولوژی چابک را پیاده‌سازی می‌کنند، اما روش انجام آن کاملاً متفاوت است.
اسکرام حول “اسپرنت” با طول ثابت می چرخد و کارها در دسته های کوچک تکمیل می شوند. در مقابل، کانبان بر بهبود مستمر و وظایفی که به طور سیستماتیک انجام می شوند تمرکز دارد.
با این حال، در روش کانبان، تغییرات را می توان در هر زمان و به راحتی انجام داد زیرا این یک برنامه زمان بندی مبتنی بر کار است، در حالی که اسکرام قبل از انجام هر گونه تغییری نیاز به تکمیل یک طرح اسپرینت واحد دارد. این باعث می شود Kanban برای پروژه هایی که تنوع زیادی دارند گزینه خوبی باشد، در حالی که Scrum برای پروژه هایی که باید به صورت دسته ای تکمیل شوند بهتر است.
در کانبان، هیچ نقش تعیین شده ای وجود ندارد و هیچ فردی مسئول تیم یا وظایف نیست. از طرف دیگر اسکرام دارای نقش های از پیش تعریف شده ای مانند اسکرام مستر، مدیر محصول و اعضای تیم است. برای اینکه بدانید اسکرام مستر کیست در مطالب قبلی در مورد این نقش توضیح داده ایم.
| کانبان | اسکرام | |
| فرآیند کار | دوی سرعت ثابت (یعنی 2 هفته) | جریان پیوسته |
| روش رهاسازی | در پایان هر دوی سرعت، در صورت تایید مدیر محصول | تحویل مستمر یا به صلاحدید تیم |
| نقش ها | مدیر محصول، اسکرام مستر، تیم توسعه | بدون نقش برخی تیم ها از یک مربی چابک کمک می گیرند. |
| معیارهای اصلی | سرعت | چرخه زمانی |
| چشم انداز تغییر | تیم ها باید سعی کنند پیش بینی سرعت را در طول دوی سرعت تغییر ندهند. انجام این کار تخمین ها را مخدوش می کند. | تغییر در هر زمان ممکن است اتفاق بیفتد. |
مزایای استفاده از چارچوب کانبان
یکی از مهمترین مزایای روش کانبان این است که روش مدیریت پروژه را بدون تغییر در ساختار سازمانی به طور قابل توجهی بهبود می بخشد. برخی دیگر از مزایای روش کانبان عبارتند از:
- افزایش انعطاف پذیری
- پیشرفت مداوم
- افزایش همکاری
- توانمند سازی کارکنان
- بهره وری کار بالا
- مدیریت بهتر ایده ها
- کنترل کیفیت
برای دستیابی به چابکی در سراسر سازمان، کانبان را در سراسر سازمان اعمال کنید
کانبان یک رویکرد تطبیقی است که می تواند در تمام لایه های سازمانی پیاده سازی شود. می توانید از برد Kanban متصل برای مدیریت وظایف خود و ادغام استراتژی های در حال انجام خود استفاده کنید. با کمک کانبان، سازمان ها می توانند از اصول و شیوه های کانبان در سطوح مختلف مدیریتی بهره مند شوند.
روش کانبان به چهار روش مختلف قابل استفاده است:
- استفاده از Kanban در سطح تیم
- استفاده از Kanban در سطح پروژه/محصول
- استفاده از Kanban در مرحله توسعه برنامه
- استفاده از کانبان در سطح استراتژیک
کلمات اصلی کانبان که باید بدانید چیست؟
اگرچه کانبان راهی آسان برای بهبود فرآیندهای کاری به نظر می رسد، کانبان بسیار بیشتر از تجسم فرآیند کار است. اگر می خواهید از این روش استفاده کنید، باید به جزئیات توجه کنید و اصول اولیه قوانین و اصول کانبان را بیاموزید. در ادامه به برخی از مهم ترین کلمات و عبارات استفاده شده در کانبان اشاره می کنیم:
- هیئت کانبان: برد کانبان یکی از اجزای کلیدی روش کانبان است و جایی است که شما تمام موارد کار را در آن تجسم می کنید. این تابلو باید به حداقل 3 ستون، درخواست شده، در حال انجام، انجام شده تقسیم شود که نشان دهنده مراحل مختلف فرآیند است.
- کارت کانبان: کارت های کانبان اقدامات مختلفی را نشان می دهد که در تابلوی کانبان و بین ستون ها انجام می شود. آنها حاوی جزئیات مهم در مورد وظایف مانند جزئیات، مهلت، اندازه، افراد مسئول و غیره هستند.
- ستون: ستون ها جدول کانبان را به صورت عمودی تقسیم می کنند که هر کدام نشان دهنده مرحله متفاوتی از گردش کار هستند. هر جدول Kanban دارای 3 ستون پیش فرض است: درخواست شده، در حال انجام، تکمیل شده. بسته به پیچیدگی هر فرآیند کاری، این سه مرحله را می توان به ستون های فرعی بسیار کوچک تقسیم کرد.
- خطوط مسئولیت یا شنا می کند، خطوط افقی که یک تخته کانبان را به بخش های مختلف تقسیم می کند. تیم ها از این خطوط برای جداسازی بصری وظایف و سازماندهی وظایف روی تخته استفاده می کنند.
- چرخه زمانی: زمان چرخه زمانی شروع می شود که یک کار جدید وارد مرحله “در حال پیشرفت” می شود و شخصی در واقع روی آن کار می کند.
- زمان تحویل یا تحویل: زمان تحویل از لحظه درخواست یک کار جدید شروع می شود (مهم نیست کسی واقعاً روی آن کار می کند) و در نهایت با خروج سیستم به پایان می رسد.
- توان عملیاتی: تعداد وظایف انجام شده در یک دوره زمانی معین که یک سیستم یا فرآیند تحت آن قرار می گیرد (تکمیل شده). توان عملیاتی شاخص اصلی کارایی تیم شما در طول زمان است.
- محدودیت پیشرفت کار (WIP)، این وظیفه ای است که در حال حاضر روی آن کار می کنید و هنوز تکمیل نشده است.
- کلاس خدمات: مجموعه ای از سیاست ها که به تیم های چابک کمک می کند تا موارد و پروژه های کاری را اولویت بندی کنند.
- نرم افزار کانبان: گفته می شود که این یک سیستم دیجیتالی است که استفاده عملی از شیوه ها و اصول Kanban را برای تیم ها و سازمان ها با هر اندازه ای امکان پذیر می کند.