در دوران پس از کرونا، سبک های کاری ترکیبی یا ترکیبی که برخی از کارکنان در دفتر حضور دارند و برخی دیگر از راه دور کار خود را انجام می دهند، چالش هایی را برای مدیران ایجاد کرده است. در مدیریت و رهبری یک تیم ترکیبی، باید راه‌هایی را برای کارمندان در دفتر ایجاد کنید تا با کسانی که از خانه کار می‌کنند سازگار شوند. همچنین، باید از عینیت و انعطاف پذیری در گردش کار خود مراقبت کنید. به عنوان یک مدیر، باید با تیم خود در مورد نحوه همکاری در این محیط جدید صحبت کنید. در مورد اینکه چه زمانی و چگونه ارتباط برقرار می‌کنید یا چه کسی باید در تصمیم‌گیری‌ها دخالت داشته باشد و کارمندان چگونه روزهای کاری خود را مدیریت می‌کنند، بحث کنید.
در حال حاضر، بسیاری از شرکت‌ها به هر شکلی به محل کار خود بازگشته‌اند، اما گذر از دوران سرایت کرونا، تغییرات و چالش‌های اجتناب‌ناپذیری را برای کارکنان به وجود آورده است تا زندگی شخصی و کاری خود را مدیریت کنند. حال، با وجود این تغییرات و تمایل برخی از کارمندان به ادامه کار از راه دور (حداقل در بخش هایی از هفته)، چگونه می توانید یک تیم ترکیبی را مدیریت کنید؟ آیا امکان تشکیل تیم در این شرایط وجود دارد؟ چه پروتکل هایی را می توان برای اطمینان از اینکه کارمندان در دفتر همگام با کسانی که از خانه کار می کنند، تنظیم کرد؟ نقش منابع انسانی سازمان ها در پیگیری رویکرد ترکیبی چیست؟ در این مقاله نحوه مدیریت یک تیم هیبریدی را توضیح داده ایم:
کارشناسان در مورد روش کار ترکیبی چه می گویند؟
Leanne Davey، نویسنده تیم‌های الهام‌بخش، می‌گوید: “داشتن تیمی که در آن برخی از کارمندان در یک دفتر با هم کار می‌کنند و برخی دیگر از راه دور کار می‌کنند، چالش‌هایی را برای مدیران ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، در بین همکاران.” ممکن است جریان پنهانی “ما در برابر آنها” وجود داشته باشد. مشابه پدیده داشتن یک دفتر مرکزی و یک دفتر ماهواره ای.”
اما به گفته لیندا هیل، استاد مدرسه بازرگانی هاروارد و نویسنده کتاب «رئیس بودن: 3 مورد ضروری برای رهبر بزرگ بودن»، چالش‌های دیگری نیز وجود دارد. به عنوان مثال، کار در سایه یک بیماری همه گیر جهانی یا بحران اجتماعی و سیاسی لایه دیگری از استرس و پیچیدگی را اضافه می کند. به همین دلیل مهم است که در این مدت با مهربانی و انصاف رهبری کنید. هیل پیشنهاد می کند با این سوال شروع کنید: “کارمندان من چگونه کار را تجربه می کنند و چگونه می توانم آنها را برای انجام بهترین کارشان توانمند کنم؟” در ادامه به بررسی چند نکته کاربردی می پردازیم:
واقعاً از نیروهای خود حمایت کنید!
نقش اصلی شما به عنوان مدیر در هر شرایطی حمایت از کارمندان است و این حمایت باید در بحبوحه بحران بهداشت جهانی، عدم اطمینان اقتصادی و ناآرامی های اجتماعی مداوم تقویت شود. دیوی می گوید: «کارکنان تحت استرس زیادی هستند و ممکن است برخی از آنها در شوک باشند. در این شرایط باید نشان دهید که تکیه گاه نیروی خود هستید. با کارمندان از راه دور خود یک به یک تماس بگیرید و از آنها در مورد شرایط فردی آنها بپرسید. از نگرانی های آنها آگاه باشید و حس همدلی را ابراز کنید.
برخی ممکن است نگران یا عصبانی باشند که از آنها خواسته می شود به دفتر بازگردند. از سوی دیگر، دیگران ممکن است احساس کنند که کار در خانه آنها را در یک نقطه ضعف حرفه ای قرار می دهد و ممکن است نخواهند از راه دور کار کنند. هیل می‌گوید: «اجازه دهید مردم احساس خود را بپذیرند و به آنها فضایی بدهید تا در مورد نگرانی‌های خود صحبت کنند. گوش کنید و پشتیبانی ارائه دهید. نشان دهید که متعهد به ایجاد یک محیط دوستانه برای همه اعضای تیم هستید.
برای ایجاد رویه ها و قوانین جدید با تیم همکاری کنید
در مرحله بعد، با تیم خود در مورد ایجاد روش ها و پروتکل های جدید صحبت کنید. هیل می‌گوید: «بحث روشن و مسئولیت‌های روشن در مورد چگونگی و زمان برقراری ارتباط، چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی دارد، چه کسی باید در جلسات شرکت کند و چه کسی باید در تصمیم‌گیری شرکت کند، وجود دارد. همچنین درباره نحوه برنامه ریزی کارکنان برای سازماندهی ساعات کاری خود بحث کنید. هیل می گوید: «پایان ساعات کاری در حال حاضر به سمت گمنامی پیش می رود. یعنی اصلا مشخص نیست چه زمانی به عنوان پایان کار در نظر گرفته شده است. افرادی که از راه دور کار می کنند خواهان انعطاف و آزادی بیشتر در ساعات کاری خود هستند و افراد در اداره خواهان یک ساختار سازمان یافته هستند. و البته گاهی مصالحه نیز ضروری خواهد بود.» هدف شما به عنوان یک رهبر، ایجاد و اجرای یک فرهنگ جدید با یافتن بهترین راه برای فعالیت در این محیط است.
وظایف را با انعطاف پذیری اولویت بندی کنید
زمانی که ما در یک موقعیت وخیم، هم از نظر اجتماعی و هم از نظر سلامتی هستیم، و آینده غیرقابل پیش‌بینی است، بهترین راه برای آماده شدن این است که اولویت‌ها را مشخص کنیم تا همه اعضای تیم شما بدانند چه چیزی مهم‌تر است. دیوی پیشنهاد می کند که یک جلسه منظم “دوشنبه” برگزار کنید که در آن مهم ترین کارها را در آن هفته اولویت بندی کنید. همچنین باید در مورد تحویل سفارش کار صحبت کنید و در این زمینه انعطاف پذیر باشید. تمرکز بر مهمترین وظایف، انعطاف پذیری را برای سیستم به ارمغان می آورد.
غلبه بر باورهای غلط
به گفته هیل، ایجاد یک محل کار منصفانه و عادلانه زمانی که شما یک تیم ترکیبی را اداره می کنید، پیچیده است. یک تصور غلط وجود دارد که منجر به این تصور غلط می شود که “افرادی که سر کار هستند از آنهایی که نیستند بهره وری بیشتری دارند.” به عنوان یک رهبر، باید راه هایی برای مقابله با چنین تصوراتی ایجاد کنید. دیوی پیشنهاد می‌کند که همه جلسات تیم از طریق Zoom انجام شوند. حتی اگر چند نفر در دفتر با هم باشند. او می گوید: «جلسات مختلط برای افرادی که از نظر فیزیکی در فضا نیستند، نامناسب است. شنیدن وقتی آنجا نیستی سخت است و همیشه پچ پچ هایی در جریان است که نمی توانی بشنوی.
برای برابری تلاش کنید
دیوی می‌گوید خطر دیگر در یک محل کار ترکیبی این است که تعصبات شما را در مورد برخی از کارمندان تقویت می‌کند و می‌تواند رفتار شما با کارمندان را کمتر منصفانه کند. برای حل این مشکل باید به نحوه تقسیم روز خود توجه کنید. هیل می گوید: «مواظب باشید با چه کسانی معاشرت می کنید. آیا این افراد در دفتر با شما هستند؟ به روش هایی فکر کنید که بتوانید همه را برای موفقیت در تیم خود قرار دهید. همچنین، مطمئن شوید که از داده های عینی برای ارزیابی عملکرد آنها استفاده می کنید.
مراقب علائم فرسودگی شغلی باشید
توجه کافی به سطوح استرس اعضای تیم در مدیریت تیم ترکیبی بسیار مهم است. بسیاری از مردم مضطرب، تحریک پذیر و خسته هستند، از جمله شما. اما اگر متوجه شدید که فردی متفاوت از حد معمول رفتار می کند، پس باید هوشیار باشید. ممکن است کسی که پرحرف و صریح بود اکنون مطیع باشد. یا کسی که قبلاً آرام و خونسرد بود اکنون عصبی و پرخاشگر است. چنین مواردی نشانه «فرسودگی شغلی» است. دیوی توصیه می کند اقداماتی را برای کمک به کارمند خود انجام دهید. سعی کنید به کارکنانی که با این مشکل مواجه هستند کمک کنید تا کارهای خود را اولویت بندی کنند و ارتباط و تعامل مکرری با آنها داشته باشند. تمرکز و ارتباط پادزهر فرسودگی شغلی هستند.
لذت بردن را فراموش نکنید
بسیاری از ما در مواقع عادی دلتنگ خنده و طنز زندگی هستیم. هیل پیشنهاد می‌کند هر روز یک «اتاق زوم غیررسمی» در حوالی ناهار داشته باشید تا مردم بتوانند آزادانه چت کنند، مانند یک اتاق ناهار اداری. زمان‌هایی را در نظر بگیرید که مردم درباره کتاب‌هایی که می‌خوانند، بچه‌هایشان یا آخرین سریال‌هایی که تماشا می‌کنند صحبت می‌کنند. اطمینان حاصل کنید که این رویدادها برای همه اعضای تیم صرف نظر از جایی که کار می کنند اتفاق می افتد. هدف شما تقویت حس همدلی اجتماعی است.
آنچه برای مدیریت یک تیم ترکیبی نیاز دارید:
- اولویت ها و اهداف واضحی را تعیین کنید تا همه اعضای تیم بتوانند روی مهمترین چیز تمرکز کنند.
- هیچکس را فراموش نکن حتی اگر برخی از افراد در دفتر هستند، تمام جلسات تیم را به صورت آنلاین برگزار کنید تا برای همه منصفانه باشید.
- به تعصبات و پیش فرض های خود فکر کنید و رفتار منصفانه و عادلانه با همه اعضای تیم را در اولویت قرار دهید.
کارهایی که برای مدیریت یک تیم ترکیبی نباید انجام دهید:
- خشن نباش! در حال حاضر چاره ای جز انعطاف پذیری نداریم. آینده در حال حاضر غیرقابل پیش بینی است، بنابراین باید انعطاف پذیر بود.
- علائم استرس را در تیم خود نادیده نگیرید. همدل باشید و به افراد کمک کنید کارهای مهم را در اولویت قرار دهند.
- خسته نباشید! راه هایی برای لذت بردن از ارتباط با تیم خود بیابید و کمی بازیگوشی را به روز کاری خود وارد کنید.